Trong quá trình làm việc kế toán khó tránh khỏi việc nhầm lẫn, sai sót trong khi thiết lập hóa đơn nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng . Vậy khi xuất hóa đơn điện tử sai, doanh nghiệp cần xử lý như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm ra giải pháp trong bài viết dưới đây.
1. Hai trường hợp cần xử lý khi hóa đơn điện tử bị sai sót
Hoá đơn điện tử sai khi chưa kê khai
Trường hợp hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng và chưa kê khai thuế:
– Việc huỷ hoá đơn chỉ có thế thực hiện khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
– Việc huỷ hoá đơn có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận.
– Hoá đơn đã hủy vẫn phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan quản lý có thẩm quyền.
– Người bán lập HĐĐT mới theo quy định gửi cho người mua, trên hoá đơn mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
Hoá đơn điện tử viết sai khi đã kê khai thuế
Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng và đã kê khai thuế:
– Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót.
– Hoá đơn lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho HĐĐT số…, ký hiệu…
– Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Lưu ý: Trường hợp sai thông tin khách hàng (tên, địa chỉ người mua) nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử không phải lập hóa đơn điều chỉnh. (Căn cứ khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 119/2014/TT-BTC)
2. Thủ tục điều chỉnh hoá đơn điện tử
Thủ tục điều chỉnh Hóa đơn điện tử thực hiện như sau:
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
– Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu… ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử điều chỉnh cho bên mua.
– Đối với hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn, … thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế.
3. Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế
Thủ tục lập Hóa đơn điện tử thay thế thực hiện như sau:
– Lập biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn thay thế (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
– Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế và trên hóa đơn điện tử mới phải ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu … ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử mới cho bên mua.
– Trường hợp nếu phát hiện hóa đơn sai sót mà khách hàng yêu cầu hủy bỏ – lập lại hóa đơn thì thực hiện thủ tục hủy bỏ – lập lại hóa đơn.
4. Thủ tục hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử
Thủ tục hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử thực hiện như sau:
– Lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
– Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập.
– Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản.
Tham khảo thêm: Các từ được phép viết tắt và không được viết tắt khi lập hóa đơn
Trên đây là những thông tin về Hướng dẫn xử lý khi xuất hóa đơn điện tử sai. Hy vọng sẽ đem lại thông tin hữu ích cho Quý khách hàng.
Liên hệ Hotline: 024.63.2929.36 hoặc Email: luatsutuvanluat.info@gmail.com để được hỗ trợ tốt nhất.